Optimale Delegation: Wie du dein Team effektiver und zufriedener machst
Wenn du dir ein gut funktionierendes Team vorstellen würdest, wie würde es aussehen? Vielleicht denkst du an ein Team, in dem jeder Mitarbeitende in dem Feld arbeitet, das ihm zugeteilt wurde und an dessen Anforderungsprofil er versucht sich anzupassen. Ein Team, in dem sich die Mitarbeitenden oft die benötigten Fähigkeiten mühsam aneignen, damit die Arbeitsabläufe reibungslos vonstattengehen können.
Doch was, wenn das auch anders ginge?
In der heutigen Arbeitswelt, geprägt von steigendem Fachkräftemangel, ist Flexibilität gefragter denn je. New Work gewinnt zunehmend an Bedeutung. Wir haben über die Jahre dazu gelernt: Die Bedürfnisse der Mitarbeitenden werden immer öfter anerkannt und haben heute einen größeren Stellenwert innerhalb des Unternehmens.
Größere Mitarbeiterfluktuationen sind weder für das Unternehmen noch für die Mitarbeitenden von Vorteil. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass wir auch neue Wege dafür finden, wie wir Teams überhaupt zusammenstellen und Arbeit verteilen.
Was wäre, wenn jedes Teammitglied Aufgaben übernehmen könnte, die sowohl zu seinen Stärken passen als ihm auch Spaß bereiten oder interessieren?
In diesem Artikel schauen wir uns an, wie es möglich ist, genau solche Arbeitsbedingungen durch kluge Delegation zu schaffen. Wir zeigen dir, wie du durch eine Potenzialanalyse die Talente deiner Mitarbeitenden förderst und welche Bedeutung das für die intrinsische Motivation, also den inneren Antrieb, jedes Teammitglieds hat.
Delegation – Bedeutung des Begriffs
Delegation bezeichnet den Prozess, bei dem eine Person (oft eine Führungskraft) Aufgaben, Verantwortlichkeiten oder Befugnisse an andere Teammitglieder überträgt. Es ist ein entscheidender Aspekt des Managements und der Führung.
Delegation ermöglicht es, die Arbeitslast zu verteilen und die spezifischen Fähigkeiten jedes Teammitglieds optimal zu nutzen. Gute Delegation geht über die bloße Zuweisung von Aufgaben hinaus; sie erfordert eine sorgfältige Abwägung der Kompetenzen und Kapazitäten der Teammitglieder sowie eine klare Kommunikation der Erwartungen und Ziele.
Wie funktioniert gute Delegation?
Unser neuer, bald erscheinender Onlinekurs zur Burnout-Prävention liefert umfassenden Inhalt zum Thema gute Delegation und deren Umsetzung. Wenn du dich für das Thema interessierst und es vertiefen möchtest, dann schau gerne vorbei. Den Link zum Kurs findest du hier.
Richtige Delegation bietet viele Vorteile. Wenn wir Aufgaben durchdacht abgeben, können wir einer Arbeitsüberlastung aus dem Weg gehen und uns somit vor einem Burnout schützen. Mit guter Delegation tust du aber nicht nur dir einen Gefallen, du kannst auch Teammitglieder durch die richtigen Aufgaben fördern und zu deren Wohlbefinden beitragen.
Vor allem dann, wenn du bei der Delegation auf die Kapazitäten und Fähigkeiten des Teammitglieds sowie dessen Persönlichkeit oder Wesen achtest:
Delegation und Potenzialanalyse
Stell dir vor, du hast eine komplexe analytische Aufgabe zu vergeben. Wem würdest du die Aufgabe delegieren? Jemandem, der gewissenhaft und detailgenau ist oder jemandem, dessen Stärke es ist, assoziativ zu denken und aus dem die Ideen nur so heraussprudeln?
Die Antwort erscheint ziemlich naheliegend. Dennoch, die Realität ist nicht immer so eindeutig. Deshalb kann es sehr sinnvoll sein, einen gewissen Mehraufwand zu betreiben und jedes Teammitglied und dessen Potenziale genauer zu analysieren. Mithilfe dieser Potenzialanalyse kann dann effektive und gute Delegation gelingen.
So kannst du die Potenzialanalyse für die Delegation nutzen
1. Potenzialanalyse: Talente erkennen als Grundlage für gute Delegation
Die Potenzialanalyse ist der erste Schritt, um die verborgenen Talente und Fähigkeiten deiner Teammitglieder zu entdecken. Das Fundament der Potenzialanalyse bildet eine gründliche Begutachtung jedes Teammitglieds. Dies beinhaltet nicht nur die Überprüfung ihrer bisherigen Leistungen und Erfahrungen, sondern auch die Einschätzung ihrer persönlichen Fähigkeiten und Charaktereigenschaften.
Es gibt einige Tools auf dem Markt, die dir eine detaillierte Analyse abnehmen und mithilfe spezifischer Fragebögen ein umfassendes Profil über jedes Teammitglied erstellen.
Du kannst aber auch den Weg einer weniger genauen Potenzialanalyse wählen, indem du deine Teammitglieder selbst befragst und es mit dem Feedback von Kollegen vergleichst. Oder du benutzt die im Internet freizugänglichen Fragebögen zur Persönlichkeitseinschätzung. Diese Tests werden oft mit DISG abgekürzt. DISG steht dabei für die vier ableitbaren Persönlichkeitstypen: dominant, initiativ, stetig, gewissenhaft. Einen solchen Test können deine Teammitglieder kostenlos beispielsweise hier machen.
2. kluges Talentmanagment: Stärkenorienties Delegieren
Wenn du die Talente und Kompetenzen deiner Mitarbeitenden erkannt hast, kannst du diese fördern und im Sinne der Unternehmensziele einsetzen.
Steht also eine Aufgabe zur Delegation bereit, dann frage dich, welchen Typ Mensch die Aufgabe braucht. Anschließend überlege dir auf Basis der Potenzialanalyse, welches Teammitglied am besten für die Aufgabe geeignet ist. Du wirst sehen, der kleine Mehraufwand dieser Umstellung beim Delegieren wird sich lohnen. Denn die Qualität der Arbeit wird sich mit Sicherheit verbessern, wenn jeder in einem Feld arbeitet, das sich authentisch und natürlich für ihn anfühlt.
3. richtige Delegation lässt intrinsische Motivation zu
Intrinsische Motivation ist die innere Notwendigkeit, etwas zu tun. Es ist der Antrieb, der aus uns selbst heraus kommt. Beispielsweise hat ein Künstler die intrinsische Motivation, ein bestimmtes Werk zu erschaffen oder jemand, der ein hohes soziales Bewusstsein hat, verspürt möglicherweise einen tiefen Drang, Bedürftigen zu helfen.
Im Gegensatz zur intrinsischen Motivation steht die extrinsische Motivation. Bei der extrinsischen Motivation erlangen wir den Handlungsantrieb von außen. Eine typische extrinsische Motivation ist beispielsweise eine Gehaltserhöhung oder jegliche Art der Belohnung, die wir für die Erfüllung einer Aufgabe bekommen. Auch Anerkennung kann eine extrinsische Motivation sein. Das Problem bei der extrinsischen Motivation ist, dass unser Antrieb stets von äußeren Faktoren abhängig ist, welche auch einmal entfallen können.
Intrinsische Motivation ist der Schlüssel zu mehr Zufriedenheit innerhalb des Teams
Die intrinsische Motivation lässt uns hingegen Dinge tun, einfach nur, weil sie uns interessieren oder wir Spaß an ihnen haben. Wenn wir intrinsisch motiviert handeln, fühlen wir uns weniger fremdbestimmt und mehr autonom. Das führt zu größerer Zufriedenheit.
Häufig kommen wir so auch schneller in einen Flowzustand. Flow ist eine Verfassung, in der wir vollkommen und höchst konzentriert in unser Schaffen absorbiert sind. Häufig vergessen wir dabei die Zeit und alles was um uns herum passiert. Mehr zum Thema Flowzustand findest du in unserem Artikel: “Voll im Flow – das steckt hinter dem Schaffensrausch“)
Mit einer Delegation, die sich an den Bedürfnissen, der Persönlichkeit und den Talenten der Mitarbeitenden orientiert, schaffst du mehr Raum für genau solche Zustände. Gleichzeitig sorgst du für eine einschlägig größere Zufriedenheit und Motivation im Team.
Richtige Delegation fördert das Teamwork
Ein Team, in dem die Aufgaben basierend auf den individuellen Stärken und Fähigkeiten verteilt sind, funktioniert nicht nur effizienter, sondern auch harmonischer. Indem jeder die Rolle einnimmt, die ihm am besten liegt, entsteht eine natürliche Synergie, die das Team stärkt und die Zusammenarbeit verbessert. Dies schafft eine Kultur der Unterstützung, in der sich Teammitglieder gegenseitig ermutigen und helfen, gemeinsame Ziele zu erreichen. Gleichzeitig sorgt diese Art der Delegation natürlich auch für Wertschätzung jedes Einzelnen im Team.
Die Wichtigkeit des Nein-Sagens
Neben der stärkenorientierten Delegation ist auch “Nein”-Sagen entscheidend für effektives Teamwork. Jeder im Team sollte die Möglichkeit haben, klare Grenzen zu setzen, wenn seine Kompetenzen oder Kapazitäten überschritten sind. Das sorgt nicht nur für eine faire Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten sondern auch für Transparenz innerhalb des Unternehmens.
Nur wenn Mitarbeitende in der Lage sind, ohne Schuldgefühle oder Angst vor negativen Konsequenzen “Nein” zu sagen, kann die Arbeitsbelastung auch wirklich realistisch abgeschätzt werden. So kann Überarbeitung vermieden werden. Ein klares Nein kann dann Raum für eine effektivere Delegation schaffen, indem es deutlich macht, wann und wo Unterstützung oder Anpassungen nötig sind, um die Teamziele zu erreichen.
Gute Delegation und intrinsische Motivation: Der Weg zum zukunftsfähigen Top-Team
Effektive Delegation und das Wecken intrinsischer Motivation sind essenziell für die Zukunft. Als Führungskraft schaffst du mit guter Aufgabenverteilung und der Möglichkeit für dein Team, “Nein” zu sagen, ein produktiveres und glücklicheres Arbeitsumfeld. Dieser Ansatz erfordert anfangs Mehraufwand, zahlt sich aber langfristig aus.
Spätestens mit Blick in die Zukunft wird klar: Wenn qualifizierte Fachkräfte rar und der Wettbewerb um talentierte Mitarbeiter intensiv ist, wird die Fähigkeit, die individuellen Stärken zu erkennen und zu nutzen um so entscheidender sein. Gerade dann wird es wichtig, ein Team aufzubauen, das sowohl intakt und zufrieden ist, als auch zusammenhält.
